Bye-bye Microsoft Office, hello Microsoft 365 Apps – bald mit AI-Copilot.

Was ist der Unterschied zwischen Microsoft Office und Microsoft 365 Apps?

Die bewährten Büro-Anwendungen Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, Publisher und OneNote werden umgangssprachlich Microsoft Office genannt. Man kaufte im IT-Geschäft des Vertrauens eine bestimmte Office Version (2013, 2016 etc.), installierte das Paket auf dem Computer, hinterlegte den Lizenz-Key und los gings. Eine Internetverbindung war nur notwendig, um gelegentliche Sicherheitsupdates zu installieren. Neue Funktionen wurden meistens erst mit dem Wechsel zur nächsten Office-Generation geliefert.

Seit ein paar Jahren gibt es die Möglichkeit, die Office Applikationen als Abonnement aus der Microsoft 365 Cloud zu beziehen. Microsoft spricht hier von «Microsoft 365 Apps». Als Evergreen-Service gibt es keine eigentlichen Major-Versionen mehr, und Neuerungen werden durch aktuelle Updates via Internet eingespielt. Auch eine Webversion und OneDrive Speicher wird mitgeliefert.

Kein Support mehr für Office 2016 und 2019 mit Microsoft 365

Kunden, die den Weg in die Microsoft 365 Cloud starten, behalten nicht selten aus Kostengründen in der ersten Phase ihre bestehenden Office Lizenzen. Office 2016 funktioniert für die meisten Anwender im Zusammenspiel mit Microsoft 365 tadellos. Nun hat Microsoft angekündigt, dass für Office 2016 und 2019 Applikationen (inklusive Visio & Project) ab Oktober dieses Jahres kein Support mehr garantiert wird, wenn es um den Zugriff auf Microsoft 365 Services geht[i]. Wichtig ist: Microsoft spricht nicht davon, dass dieser Zugriff nicht mehr funktionieren wird. Aber die Vorstellung, dass Microsoft keinen Support bietet, wenn sich plötzlich Outlook 2016 nicht mehr mit Exchange Online verbinden lässt, wird den einen oder anderen CIO nervös machen.

Wir empfehlen deshalb bestehenden Microsoft-365-Kunden mit Office-2016- oder 2019-Installationen dringend den Wechsel auf Microsoft 365 Apps oder Office LTSC 2021 zu prüfen.

Microsoft 365 Copilot als bahnbrechende AI-Technologie im Büro-Alltag?

Mit Pauken und Trompeten wurde kürzlich die zu erwartende Microsoft 365-Copilot-Funktion angekündigt[ii]. Basis bildet die GPT-Technologie von OpenAI. Erste visuelle Demo-Beispiele lassen erahnen, welch eindrückliches Potential dahintersteckt. Hier mehr erfahren.

Modern Work-Enthusiasten können die Verfügbarkeit kaum erwarten und sprechen bereits von einem Wendepunkt, der die Arbeitswelt bahnbrechend (mit allen Vor- und Nachteilen) beeinflussen werde. Ein Zeitplan für die Verfügbarkeit von Microsoft 365 Copilot wurde noch nicht bekanntgegeben. Fest steht aber, dass die Integration in den gängigen Microsoft Apps wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook zur Verfügung stehen soll. Voraussetzungen werden keine genannt. Es kann aber davon ausgegangen werden, dass die Integration nur in der Microsoft-365-Version verfügbar und auch eine Internet-Anbindung Voraussetzung sein wird. Firmen, die auf das klassische Microsoft Office setzen, werden wohl ohne AI-Copiloten auskommen müssen.

Und was ist mit dem Datenschutz?

Bereits heute werden die von und zu Microsoft gesendeten Telemetriedaten kontrovers diskutiert. Mit der Integration von Cloud-basierten AI-Funktionen in Office, werden die Bedenken mit Sicherheit nicht kleiner werden.

Fakt ist, dass zukünftige AI-Technologien wie Chat GPT oder Microsoft 365 Copilot nicht nur ein enormes Potential haben, sondern primär über die Cloud zugänglich sind. Die meisten Kunden werden dies gerne in Kauf nehmen und auf Microsoft 365 Apps wechseln, sollte dies nicht bereits passiert sein. Dies natürlich ganz zur Freude der Microsoft-Aktionäre, die den weiter anwachsenden Subscription-Umsatz des Unternehmens gerne akzeptieren werden. Wenige stark regulierte Unternehmen werden möglicherweise auf die LTSC-Version von Office wechseln, die voraussichtlich früher oder später die einzige Office-Version ohne Internet-Zwang sein wird. Die Frage, ob die Benutzer dieser Version konsequenterweise auch auf andere Cloud Services wie DeepL oder Chat GPT verzichten werden, bleibt jedoch unbeantwortet. Die Entwicklung im Bereich Modern Work bleibt jedenfalls spannend.

[i] Important upcoming end of support dates for Office products - Microsoft Community Hub

[ii] Introducing Microsoft 365 Copilot – your copilot for work - The Official Microsoft Blog