TPF rinnova la propria telefonia e la integra con moderni strumenti di collaborazione

La mobilità in tutte le sue forme

TPF assicura il trasporto pubblico di passeggeri nel Canton Friburgo. Gestisce una rete ferroviaria, una rete di autobus regionali e reti di autobus urbani a Friburgo e Bulle.

Nonostante l’impatto negativo della pandemia sull’utilizzo dei trasporti pubblici, riducendo il numero di passeggeri trasportati da TPF da 34 milioni nel 2019 a 25 milioni nel 2020, l’azienda ha continuato a investire durante la crisi.

Importanti investimenti sono stati effettuati nelle infrastrutture ferroviarie e nei progetti immobiliari, in particolare a Bulle e Châtel-St-Denis, ma anche nell’ammodernamento delle applicazioni per ufficio destinate ai compiti amministrativi di TPF.

Sebbene i sistemi utilizzati fino a quel momento offrissero tutte le funzioni di base, non soddisfacevano più le esigenze di un’impresa moderna. Infatti non sono stati in grado di supportare adeguatamente il lavoro mobile né di offrire la possibilità di un ulteriore sviluppo a lungo termine. Pertanto, TPF ha deciso di modernizzare la propria comunicazione da ufficio introducendo Microsoft 365.

Preparazione accurata

Nell’ambito di questa strategia, il reparto IT di TPF ha condotto un’analisi preliminare per definire i requisiti di una soluzione che ampliasse la telefonia in modo funzionale e la integrasse con moderni strumenti di collaborazione per facilitare il lavoro e la collaborazione interna, aumentando al contempo l’efficienza.

Secondo questa analisi preliminare, la soluzione finale avrebbe dovuto offrire le seguenti funzioni e integrazioni: Funzioni di telefonia avanzate, come le code di chiamata e l’uso mobile Strumenti di collaborazione come messaggistica istantanea, videochat e condivisione di file Interfaccia user-friendly per una migliore esperienza utente Stretta integrazione in un ambiente di ufficio dove tutto è connesso: telefonia, e-mail, documenti e file, strumenti video e di collaborazione

Tenendo conto della sua strategia Microsoft 365 e dei risultati dell’analisi preliminare, TPF ha deciso di limitare la ricerca di una nuova soluzione a Microsoft Teams con integrazione della telefonia per tutti/e gli/le utenti.

Selezione del partner

In seguito a questa decisione è stata avviata una procedura di appalto basata su un capitolato d’oneri con dettagli approfonditi della soluzione Microsoft Teams cercata.

Sono stati definiti i seguenti criteri decisionali: prezzo, adempimento dei requisiti secondo il capitolato d’oneri, qualità dell’offerta, referenze in questo settore, rispetto delle tempistiche, formazione e documentazione, nonché esperienza dei partecipanti al progetto.

L’analisi delle offerte sulla base di questi criteri di selezione è andata chiaramente a favore di UMB AG. Determinanti per la scelta sono state la qualità dell’offerta, la professionalità e la capacità di soddisfare i requisiti di TPF.

UMB è stata incaricata della realizzazione di questo progetto e lo ha portato a termine in nove mesi nel novembre 2021.

Attuazione della soluzione

Per la nuova soluzione, UMB ha installato due «Session Border Controller» virtualizzati ad alta disponibilità nel data center di TPF. Gli SBC di AudioCodes sono stati completati con gateway analogici per integrare terminali specifici.

Sebbene la maggior parte degli/delle utenti utilizzi i propri PC e dispositivi mobili per Microsoft Teams, Audiocodes ha installato un ridotto numero di terminali nativi di Teams, ad esempio nelle officine in cui i collaboratori non sono dotati di computer.

Poiché UMB conosceva bene la soluzione Unify esistente che aveva utilizzato per TPF, è stata in grado di garantire una migrazione fluida. A tal fine, i sistemi sono utilizzati temporaneamente in parallelo. Un meccanismo di ricerca a livello di «Active Directory» ha permesso di indirizzare le chiamate verso il vecchio o il nuovo sistema, a seconda del livello di migrazione dei gruppi di utenti. Durante questa fase di transizione, il sistema esistente è stato collegato alla soluzione Microsoft Teams tramite i Session Border Controller.

Il processo di attuazione si è rivelato in gran parte agevole. Soltanto nell’integrazione degli apparecchi telefonici nelle postazioni di lavoro si sono verificati problemi di incompatibilità tra alcuni sistemi di fornitori diversi (AudioCodes, Microsoft Teams, Houston). Tali problemi sono stati risolti senza incidere sullo svolgimento del progetto.

Sfruttamento su ampia scala

Oggi la nuova soluzione viene utilizzata quotidianamente da tutti i collaboratori di TPF, ad eccezione dei/delle conducenti e dei/delle meccanici/che. Più di 400 persone usufruiscono delle funzionalità dei client di Teams installati sui loro PC e smartphone e su alcuni telefoni di rete fissa.

Le funzioni di telefonia sono disponibili tramite il «Phone System» di Microsoft Teams, incluse funzioni avanzate come Call Queue (coda di chiamata) e Automated Attendant (segreteria virtuale) che vengono utilizzate per i numeri principali.

Oltre alla telefonia, la messaggistica istantanea e le videoconferenze, con invito integrato nel calendario di Outlook, offrono canali di comunicazione aggiuntivi per uno scambio rapido ed efficiente che facilita la collaborazione.

Gli strumenti innovativi fanno di Microsoft Teams la piattaforma ideale per comunicare e collaborare facilmente con colleghi/e, clienti e partner, nonché per salvare, gestire e condividere file.

Per poter offrire queste utili funzioni ovunque e a tutti i collaboratori, il sistema installato deve essere ampliato in modo da poter essere utilizzato nelle sale conferenze e coinvolgere anche i/le conducenti e i/le meccanici/che.

Vantaggi significativi

Con Microsoft Teams, TPF dispone ora di una soluzione di comunicazione cloud unificata e centralizzata che riunisce una vasta gamma di strumenti per la collaborazione. Tutte le funzioni sono strettamente interconnesse e l’interfaccia utente intuitiva semplifica l’accesso e l’uso.

Rispetto al sistema precedentemente installato, sia l’esperienza utente che la stabilità del sistema sono state notevolmente migliorate. Il cliente apprezza anche il fatto che ora sia disponibile una buona app mobile che introduce regolarmente nuove funzioni.

Con la loro nuova soluzione, TPF può ottenere incrementi di efficienza riducendo il lavoro da parte dell’IT per la manutenzione. I costi delle comunicazioni per la telefonia fissa sono notevolmente diminuiti. Inoltre, l’introduzione di Microsoft Teams ha ridotto drasticamente il numero di strumenti per la collaborazione.

Infine, ma non in ordine di importanza, due vantaggi decisivi di Microsoft Teams: il netto miglioramento della collaborazione interdipartimentale e l’elevata soddisfazione degli utenti.

Conclusioni

TPF dispone ora di un’infrastruttura telefonica e di collaborazione che soddisfa tutte le esigenze, tra cui telefonia semplice e funzionale, centralizzazione delle attività, gestione semplificata dei file, uno strumento di collaborazione centralizzato per la distribuzione di dati e informazioni, risparmio di tempo da parte dell’IT e dell’amministrazione e prospettive di sviluppo con protezione degli investimenti.