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Outlook Cache-Mode auf provisionierten (nicht-persistenten) Citrix XenApp Servern

Mirco Suter - 13.07.2018


Seit geraumer Zeit existiert in Outlook der sogenannte Cache Mode. Dieser legt eine Kopie des Postfaches für den jeweiligen Benutzer auf dem lokalen Computer an. Durch diesen Cache werden Aktionen in Outlook für den Benutzer schneller, da nicht jede Anfrage sofort an den Mailserver gesendet wird. Die lokale Mailbox wird dann in einer .ost Datei abgelegt und auch vom Windows Search Service indexiert, so dass die Suche in Outlook sehr schnelle Resultate liefert. Auf Notebooks kann durch den Cache Mode auch offline gearbeitet werden - d.h. Mails können gelesen und auch beantwortet werden, aber Outlook verschickt diese erst, wenn der Computer wieder online ist.

Dieser Modus hat sich in den letzten Jahren vor allem bei Laptop-Benutzern sehr bewährt. In Citrix Umgebungen, welche nicht persistent aufgesetzt werden, ist dieser Modus jedoch nicht so einfach zu implementieren. Folgende Challenges ergeben sich in dieser Situation:

  • Microsoft hat früher diesen Modus auf Terminal Servern überhaupt nicht zugelassen
  • Jeder Benutzer generiert zusätzliche Daten, die man irgendwo ablegen muss (Storage, NAS, etc.)
  • Profilmanagementlösungen können mit .ost Dateien nicht umgehen, und diese würden auch die Profilgrösse enorm erhöhen (langsame Logins, Auslastung Fileserver)
  • Wenn man .ost Dateien auf einem Netzlaufwerk ablegt, wird damit zusätzlich das Netzwerk belastet. Microsoft rät von dieser Konfiguration deswegen ab.
  • Dieser Cache kann nur exklusiv von einem Benutzer bzw. einer Session verwendet werden. Öffnet der Benutzer das Outlook zwei Mal, führt das zu Problemen.

 

Doch warum möchte man denn überhaupt den Cache Mode auf XenApp Servern aktivieren? Dafür gibt es zwei leicht unterschiedliche Gründe:

  • Benutzer möchten ihren Posteingang indexiert durchsuchen können, genau gleich wie auf einem Fat Client
  • Es wird Office 365 mit Exchange online eingesetzt

Meistens trifft man die zweite Situation an, denn sobald man den Exchange Server nicht mehr On-Premise betreibt, wird Outlook spürbar langsamer. Jeder Klick im Kalender geht dann zu Microsoft und damit auch über das Internet. Mit einem On-Premise Exchange Server bleiben diese Anfragen im LAN, und da ist bis heute die Bandbreite und Latenz immer noch um einiges besser als im Internet.

 

Office 365 erfreut sich jedoch grosser Beliebtheit und die UMB trifft diese Situation immer häufiger an. Citrix hat für diese Situation einen Best Practise Guide veröffentlicht: https://www.citrix.com/content/dam/citrix/en_us/documents/products-solutions/deployment-guide-office-365-for-xenapp-and-xendesktop.pdf

 

Darin wird aber klassisch die Umleitung von den .ost Dateien auf ein Netzlaufwerk vorgeschlagen - mit dem Vermerk, dass Microsoft bei Performanceproblemen keinen Support geben wird. Das ist natürlich eine Zwickmühle - vor allem im Enterprise Umfeld.

 

Durch diese Umstände hat sich eine Firma namens FSLogix dieser Problematik angenommen und ein Produkt entwickelt, welches diese .ost Dateien zwar auf einem Netzlaufwerk speichert, aber in einer .vhd Datei verpackt. Virtuelle Harddisks (.vhd) werden in der Virtualisierung oft benutzt und sind im Vergleich zu normalen .ost Dateien blockbasiert. Das führt dazu, dass die Performance deutlich besser ist und das Netzwerk und Storage weniger belastet werden. FSLogix geht sogar noch über den Outlook Cache Mode heraus und adressiert auch ähnliche Probleme mit OneNote und OneDrive. Aus diesem Grund heisst das Produkt "Office 365 Container". Diese Suite kann aber auch für den ersten Use-Case eingesetzt werden und den Benutzern eine schnellere Suche im Outlook ermöglichen - auch wenn der Exchange nicht in der Cloud steht.
 

Citrix hat Anfangs Juni 2018 die Version 7.18 von XenDesktop/XenApp herausgebracht und damit eine ähnliche Funktion im Profilmanagement integriert. Die Idee dahinter ist ziemlich ähnlich, und es wird ebenfalls auf Basis .vhd Dateien gearbeitet. Es gibt jedoch einige Unterschiede zu FSLogix:

 

Citrix Profile Management mit .ost Unterstützung

  • funktioniert nur mit Version 7.18 (kein Longterm Release)
  • .vhd Dateien werden im gleichen Ordner wie die Benutzerprofile angelegt
  • die Grösse dieser Dateien wird automatisch definiert (100GB, dynamisch)
  • der Search-Index ist abhängig vom Windows Patch-Level
  • keine anderen Office 365 Produkte adressiert - nur Outlook Cache Mode, kein OneNote oder OneDrive
  • unterstützt nur Outlook 2016 (32bit) auf Server 2016 (nur XenApp)
  • keine erweiterten Konfigurationsmöglichkeiten
  • kostenlose Lösung für Citrix Kunden mit aktiver Maintenance

 

FSLogix Office 365 Container

  • unterstützt Outlook ab der Version 2010
  • funktioniert auch mit anderen Lösungen - nicht nur Citrix
  • Betriebssysteme ab Windows 7 sind unterstützt
  • keine Versions-Abhängigkeit vom Search Service
  • OneDrive und OneNote sind damit auch adressiert
  • Commandline Konfigurationsmöglichkeiten
  • kostenpflichtig (Subscription nötig)

Im Vergleich macht FSLogix natürlich einen viel besseren Eindruck, aber die Citrix Lösung ist auch erst vor Kurzem erschienen und wird vermutlich auch noch ausgebaut werden. Für Infrastrukturen, welche die Systemanforderungen erfüllen, bietet Citrix damit aber eine sehr gute Alternative. Leider sind die Konfigurationsmöglichkeiten sehr beschränkt, aber dafür ist die Implementation auch sehr einfach.

 

Beide Lösungen helfen dabei die User-Experience mit Outlook und Office 365 enorm zu erhöhen. Aber damit ist es nicht getan. Es gibt bei beiden einige Stolpersteine, deren man sich bewusst sein muss, bevor man so eine Lösung implementiert.

  • Je nach Mailboxgrössen der Benutzer wird enorm viel zusätzlicher Speicherplatz auf dem Storage benötigt
  • Mails, die auf dem Exchange Server dedupliziert sind, werden wieder pro Benutzer abgelegt (z.B. Mails an Gruppen)
  • Mit Citrix UPM kann man die .vhd Dateien nicht auf einem separaten Fileserver ablegen und die ganze Belastung liegt dann auf einem Server - zusammen mit den Benutzerprofilen
  • FSLogix lässt die Konfiguration der Grösse der vhd Dateien zu - aber was ist denn eine gute Grösse? Das weiss man oft erst, sobald die Benutzer ihre Mailboxen synchronisiert haben
  • Was tun, wenn die .vhd Dateien voll sind? Shrinken ist sehr aufwändig, und mit vielen Benutzern gibt es beim Citrix Profile Management keine Automatisierung. FSLogix kann das zwar, aber wenn Benutzer ihr Outlook offen haben, kann man die Dateien auch nicht verändern
  • Paradoxe Situation: ich habe meine Daten in der Cloud und muss jetzt doch wieder sehr viel On-Premise Storage zur Verfügung stellen, damit Outlook richtig funktioniert

Diese Punkte zeigen, dass diese Lösungen zwar funktionieren, aber auch neue Herausforderungen schaffen. Leider hat man aktuell keine grosse Wahl und muss mit Exchange Online diesen Kompromiss eingehen - ansonsten sind die Benutzer überhaupt nicht zufrieden. Hat man Alternativen? Aktuell in dieser Situation nicht wirklich. Persistent XenApp oder VDI gehören der Vergangenheit an und nur aufgrund der Outlook-Situation die Strategie zu ändern, lohnt sich wohl auch nicht. Zumal man einige der obengenannten Challenges trotzdem antreffen oder sogar noch verschlimmern würde (erhöhter Storageplatz, anspruchsvollere Administration, etc.).

 

Es bleibt nur zu hoffen, dass Outlook in der Zukunft eine ähnliche Funktion mit sich bringt oder man in der Kombination Exchange Online und Outlook OHNE Cache Mode zufriedenstellend arbeiten kann.

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