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Flexibilität im Unternehmen durch standardisierte Prozesse.

Christian Syz - 14.09.2017


Mit der Standardisierung von Geschäftsprozessen kann die Wettbewerbsfähigkeit verbessert und die Rentabilität eines Unternehmens gesteigert werden. Unter anderem deshalb, weil diese Standardisierung die Voraussetzung für die Digitalisierung eines Unternehmens bilden.

Wenn Betriebsabläufe optimiert und klar definiert werden, wächst die Transparenz innerhalb des Unternehmens für alle involvierten Mitarbeiter – aber auch ausserhalb, für dessen Geschäftspartner. Einheitliche Prozesse, richtig definiert, können Aufwände verkleinern und Produktionswege verkürzen. Das ist denn auch einer der Hauptgründe für standardisierte Prozesse: Gewinne zu maximieren und Aufwände zu minimieren. Gleichzeitig wird dadurch die Basis für die digitale Transformation geschaffen. Allerdings besteht die Gefahr, dass rigide Prozesse die Flexibilität im Unternehmen reduzieren.

 

Prozessmanagement vs. Flexibilität

Experten sind sich einig, dass die Standardisierung von Geschäftsprozessen auch zu negativen Ergebnissen führen kann. Wenn sie zu starr definiert, zu detailliert sind und zu tief greifen, können Flexibilität und Anpassungsfähigkeit des Unternehmens durchaus leiden. Auch wird die Motivation, die Kreativität und die Eigeninitiative der Mitarbeiter beeinträchtigt, wenn diese durch ein allzu enges Standardisierungskorsett an der kurzen Leine gehalten werden. Deshalb ist es wichtig die Vereinheitlichung der Prozesse, den individuellen Rahmenbedingungen und der Unternehmensstruktur anzupassen. Flexibel zu bleiben und dem Unternehmen gleichzeitig einheitliche Geschäftsprozesse zu Grunde zu legen, ist also das Ziel. Das ist durchaus möglich: Standardisierung sucht die perfekte Methode und den besten Prozess; Flexibilität bedeutet, Variationen dieser Abläufe einsetzen zu können, wo es Sinn macht – zum Beispiel wenn dadurch spezifische Kundenansprüche bedient werden können und das Unternehmen profitiert.

 

Prozesse bilden die Basis für die digitale Transformation

Obwohl also die Standardisierung zu weniger Flexibilität führen kann, schliesst das eine das andere nicht aus. Im Gegenteil: Vereinheitlichung und Flexibilität ergänzen sich und sind beides wichtige Geschäftsstrategien für die Steigerung der Effizienz und die Maximierung der Profitabilität. Umso mehr als die Geschäftsprozesse die Basis für die Digitalisierung in einem Unternehmen bilden. Durch die Standardisierung können Prozesse definiert werden, die teilbar, nachvollziehbar und genau messbar sind und deshalb zu einer Qualitätssteigerung führen; digitale Workflows, welche die genaue Kontrolle von Ressourcen und  Zeitrahmen ermöglichen, werden dadurch durchführbar. Ein anderer wichtiger Aspekt: Durch strenge Prozesskontrollen kann auch die Einhaltung von behördlichen Vorgaben garantiert werden. Last but not least ist auch die Automatisierung ohne standardisierte Prozesse nicht möglich.
 

Die Definition der Geschäftsprozesse demonstriert das Selbstverständnis eines Unternehmens: Sie gibt Anhaltspunkte zur Strategie, zum Grad der Kundenzentrik und der Zukunftsfähigkeit. Apropos Kunden: Es sind nicht nur die Geschäftsprozesse, die zählen. Kunden kaufen schliesslich deren Ergebnisse - Produkte oder Dienstleistungen, nicht die Prozesse selber.

 

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