Papier bremst die Automatisierung der Geschäftsprozesse.

Eines der wichtigsten Hindernisse auf dem Weg zur Digitalisierung ist die Tatsache, dass in vielen Firmen zahlreiche Dokumente nur in analoger Form zur Verfügung stehen. Solche Unterlagen ins digitale Zeitalter zu befördern ist komplex und kann hohe Kosten verursachen. Trotzdem lohnt es sich, Informationen auf Papier in digitale Daten zu verwandeln, damit sie mit der vorhandenen IT-Infrastruktur verarbeitet werden können.

  #Digital Workplace   #Robotic Process Automation   #Business Automation  

Auch im digitalen Zeitalter werden im Schweizerischen Bundesarchiv zurzeit gemäss offiziellen Angaben etwa 60 Laufkilometer(!) Archivgut gelagert[i] - der grösste Teil davon Papierdokumente. Und obwohl das digitale Zeitalter inzwischen schon bald 40 Jahre alt ist, kommen jährlich etwa 1,5 Laufkilometer Papier dazu. In den meisten Organisationen ist die Situation nicht ganz so anspruchsvoll (um nicht zu sagen hoffnungslos), aber es ist unbestritten, dass in zu vielen Unternehmen immer noch Dokumente - zum Beispiel Rechnungen - in analogen Formaten verarbeitet werden, ohne dass digitale Kopien gemacht werden.  

 

OCR ist ein wichtiger Schlüssel

Die Zeiten, als digitale Texterkennung noch ein absolutes Roulette-Spiel war, sind glücklicherweise vorbei. Allerdings sind auch moderne Lösungen nicht hundertprozentig treffsicher - die Qualität der Vorlage spielt hier eine wichtige Rolle - aber die Genauigkeit ist meistens beeindruckend. Es gibt heute ein grosses Angebot an OCR-Lösungen, die auf künstlicher Intelligenz basieren. Solche Anwendungen erkennen und erfassen Texte auf gedruckten Dokumenten mit grosser Treffsicherheit und ermöglichen deren Extraktion. Erst durch die Umwandlung solcher gedruckten oder auch handgeschriebenen Texte in die digitale Form wird dann die Weiterverwendung in digitalen Systemen möglich. Sicher ist, dass OCR zur Automatisierung der Geschäftsprozesse und spezifisch auch zur robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) einen wichtigen Beitrag leisten kann. Genauso sicher ist allerdings, dass es im Digitalen Prozess meistens keinen Sinn macht, Dokumente zu drucken, um sie später wieder zu scannen. Die bestmögliche Prozessqualität kann nur durch konsequente Digitalisierung erreicht werden.

 

Was ist OCR in RPA?

Robotische Prozessautomatisierung (RPA) will menschliche Eingaben durch die Arbeit von “Robotern“ ersetzen[ii]. Dabei sollen zwei langfristige Ziele erreicht werden: Einerseits die Eliminierung von Fehlern und Ineffizienzen, andererseits die Verschiebung von Ressourcen von Jobs mit geringer Wertschöpfung zu komplexen, wirkungsvollen Aufgaben. OCR und RPA ergänzen sich hervorragend, und ermöglichen einen Effizienzgewinn, der im besten Fall in einen klaren Wettbewerbsvorteil verwandelt werden kann.

Eine moderne OCR-Lösung kann perfekt in komplexe Geschäftsprozessautomatisierungen integriert werden.  Dabei kann sogar zwischen vollständig robotergestützter und menschlich unterstützter Eingabe gewechselt werden, um unsichere Ergebnisse zu prüfen.  

 

UMB kann Sie betreffend OCR beraten und unterstützen 

Wenn es um die richtigen Lösungen für Ihre Business-Automatisierung geht, sind sie bei UMB an der richtigen Adresse. Wir können Sie beim Einsatz von OCR-Technologie beraten und unterstützen. Für zusätzliche praktische Informationen zum Thema lesen Sie unser Papier "Scannen, extrahieren, kategorisieren: Wie Sie OCR richtig einsetzen", das Sie über das Formular unten downloaden können. Oder kontaktieren Sie uns ganz einfach.

 

[i] https://www.bar.admin.ch/bar/de/home/archivierung/analoge-unterlagen.html

[ii] https://www.umb.ch/blog/news/detail/rpa-der-schluessel-zur-digitalen-transformation